●メールでやってはいけないこと7ヶ条＋α
こうやって数字でまとめたりするのが、日本人の大好きなところだけれど、とはいえ結構役に立つ内容だったので日頃気になったことも含めてエントリー。ぜひぜひ俺も含めてみんな見直す機会になればいいなぁ。
(続き読みたい方は､>>See all textをおしてね)
- 無視すること。
- メールを受け取っていないと嘘をつくこと。
- 重要な用件をメールだけで済ませること。
- 何行にもわたってだらだら返信すること。
- あまり関係ないのにCC:されること。
- 誤字脱字。
- ぶっきらぼうに書くこと。
これは論外だと思うわけだけど、意外と「結果的にそうなってしまうこと」が多い。読んで納得、返事せずは相手としては困るので気をつけよっと…。
これはメールがどうのの前に人間性の問題では。
「○○の件はどうしましょうか？」とメール出来たりするけれど、そんな一言で答えられるなら、最初から尋ねてくる必要はないはず。たった3行の質問メールに1ページ以上で返信しなければならないなら、それは失礼に当たると考えた方がいいのかもなー。気をつけよう。
友達との遊びのメールならいっぱい書いてあったら嬉しいけれど、後で見直すこともあるビジネスのメールならば
「1メール1トピック」
が基本らしい。タイトルで内容が分かるようにすることも重要。
これはまだあんまり実感はないけれど…逆にCC使わずに全部宛先につっこむのがいらいらする…。
どうしても変換ミスをしてしまうときはあるけれど、出来るだけチェックはしないといけないな。
そんな僕が嫌いですか、と思う俺、笑
このほかにもヌーベルブログさんでは、こんなことを上げられている。
「・・・」の利用。何かをお断りするときは申し訳ないトーンをつたえるために「・・・」を使うことが多い。「今回は申し訳ないのですが・・・」といった具合だ。 「！」の利用。元気よく返信したいときに。使いすぎに注意ですが・・・。 2分ルール。2分で返信できる！と思ったものはその場で返信するように心がけている。目の前の時計と競争しながらゲーム感覚で返信すると勢いがつくことが多い。 単語登録。よく使う単語は登録しておいてスピーディーに。「住所」で会社の住所が出たり、「こんにちは」で自分の名前まで出てきたり。 トラブルの匂いがしたら即電話。誠意を示さなくてはいけないときはメールではなくて電話で（何かを頼むとき等）。 フラグの活用。自分が使っているメーラー、Beckyではメールにフラグをつける機能があるが、要返信のメールにはフラグをたてておき、返信したらフラグをはずす。そのフラグをゼロにしてから帰宅するようにしている。 呑んだら書かない。鉄則です。
2分ルールの活用はいいなぁ、そういう目安が在ればメールを返すようになりますね。
個人的に追加したいものは以下。
- メッセンジャーでは大事な用件は話さない
あくまでもメッセンジャーは確認などしかできないと思う。よほどコミュニケーション能力がある人じゃないと大変なので、仕事などの話を聞くときはYes/Noで答えられる程度が一番適当。
- 聞きたいことがあるときは電話する
自分が質問して、それが長くなりそうなのに「○○の勉強方法教えてください」と一言で聞かれたりしたら、「本を買って読む」と返したくなります。自分が聞きたい場合は、相手と立場は対等ではない（つまり、「教えてもらう」）わけなんで、メールでは電話するのに都合の良い時間だけを聞いて電話するのが礼儀かと。
- 自らのメールの転送はやめる
メールが返ってこないでいらついているのは分かりますが、自らのメールを添付メールにして再送信するのはちょと礼儀知らずかと思われます。そういう場合、メール読んで頂けましたでしょうかと電話するか、再度文面をつくって送信するか、だと思うんですがね。
とりあえずはこんなもんかなー
なかなか難しいものなんですよねー、メールといえど。
基本的姿勢は「相手に余計な仕事をさせないようにする」ということを忘れないようにすれば
いいんじゃないでしょうか。
